随着全球档案信息化和互联网利用的发展，以数字化为核心的档案信息化已成为发展趋势。人民银行作为国家重要的金融宏观调控部门，在其发展过程中积累了许多对经济金融领域具有重大潜在使用价值的档案信息资源，但目前档案管理数字化水平较薄弱。因此，央行档案管理工作需主动适应新时代的发展要求，打破传统的档案管理模式，积极推进档案信息化建设，以提高央行档案的经济效益和社会效益。

　　一、湖南省人民银行系统档案信息化建设现状分析

　　近年来，湖南省人民银行系统按照总行的统一部署，在地方档案局的指导下，积极探索档案信息化建设，取得了较好的成绩，但也存在不少薄弱环节。

　　(一)湖南省人民银行系统档案信息化建设成就

　　1.组织及制度规范基本完备湖南省各级人民银行均成立了档案工作领导小组，并形成了“一把手”负总责、分管行领导具体抓、办公室牵头抓总、各部门协作配合的工作机制。档案电子化管理制度较为齐全，在国家档案局颁发一系列制度和指南的基础上，总行下发了《电子档案系统管理办法》、《中国人民银行信息化建设管理办法》等制度。目前，湖南省人民银行系统共有89个综合档案室，其中50个省特级档案室，39个省一级档案室。2.基础设施建设初具规模湖南省内所有人民银行均配有档案库房，全省共131个档案库房，微型机、密集架、防磁柜、防火防盗报警系统、温湿度自控系统等现代化设备也基本配备到位(见表1)。全省各市州中支已经完成电子化档案室部署，还有12个县支行建立了电子化档案室。3.电子档案息资源较丰富当前湖南省人民银行系统档案管理实行双轨制(见表2)，2018年度通过电子档案系统整理、鉴定归档电子文件16613份;截至2018年末，全省电子档案系统内共有电子档案合计38.13万份。4.电子档案利用率相对较高自电子档案系统运行以来，累计查询量达到了7万多人次，其中长沙中支和湘西州中支通过电子档案系统查询人数是查阅实体档案人数的差距尤为突出，分别达到了接近4倍和6倍(见图1)。5.应用系统较为成熟目前湖南省人民银行系统共有两套档案信息化管理系统，一套是由总行统一推广的电子档案系统。该系统自2010年开始运行，依托办公自动化系统(OA系统)，不仅实现了电子文件一键归档，还具备电子文档检索、查询和日志等功能，但只能处理文书档案。另一套是自主开发的多媒体档案系统，自2014年开始在湖南省辖内推广实行。该系统是集照片、声像、实物等电子档案整理、分类、归档、查询等功能为一体的智能化单机版档案管理系统(见图2)。

　　(二)存在的主要问题

　　1.档案信息化地区间发展不平衡，县支行基本空白县支行目前尚未开展档案信息化建设，除少部分通过购买软件外包服务等方式建立了电子档案室，大多数还未将档案信息化建设纳入本单位电子政务建设发展规划。多媒体档案管理系统在县支行的推广情况很不理想，2018年全年仅湘乡支行、韶山支行和宁乡支行共录入了328张照片，市州级以上中支的利用情况也很不均衡(见表4)。2.档案基础设施落后，智能化程度较低部分单位档案库房建设不符合标准:库房容量太小，防火防盗设施老化，存在一定的风险隐患;有的单位基础设施智能化程度底且设备使用时间长，运行速度慢;电子档案管理系统自2010年上线以来，尚未升级换代，无法适应信息化的要求。3.档案信息孤岛化，数字化程度不高一是档案利用权限对内没有完全放开。目前电子档案管理系统的功能模块未全部开发，文书档案查阅范围仅限于本级单位;而多媒体档案系统的查阅权限仅限于档案管理员。二是档案资源数字化程度有限。目前仅实现文书档案和部分照片声像档案的数字化。即使是文书档案，因为数量众多，人员相对不足，也未能实现全部数字化。三是档案信息化的口径不一，归档原则2000年、2001年、2008年做出了三次调整，归档原则的改变意味着，原先已经信息化的档案需要拆卷，重新录入。4.制度建设有待完善，档案管理标准不统一人民银行系统就档案信息化管理出台了一系列文件，但66均是对档案电子化管理的某一方面作出规定，而未制定统一的管理办法。地方档案管理部门和人民银行系统的管理标准不一致，且没有建立转换或共享的接口，面对地方档案管理部门的规范化考评和条线管理部门的制度规定，基层人民银行往往要在两个系统中同时录入文书档案，工作效率很低。5.档案员队伍老化，专业性不强一方面，人员结构不合理。当前湖南省人民银行系统内档案管理人员年龄老化严重，平均年龄达近50岁，不少单位的专职档案员都是临近退休。另一方面，专业性欠缺。整个湖南省辖内只有张家界和永州市中支配备有一名档案专业人员，其余都是“半路出家”。

　　二、新时代人民银行分支行档案信息化建设路径

　　(一)档案治理法治化

　　1.建立统筹机制人民银行分支行应切实增强档案信息化建设的责任感和紧迫感，成立“一把手抓总、主管行领导具体负责、办公室牵头、相关部门配合”的档案信息化工作小组，制定科学可行的建设规划，把建设方案、内部协调、经费保障、队伍建设等以制度的形式固定下来，分步推进。2.完善配套制度一是完善立卷制度。应加强与当地档案管理部门交流，统一档案管理制度的大方向，再综合人民银行系统的特殊性，系统地制定档案信息化相关制度。二是完善安全制度。制定和落实档案库房和数据安全制度，强化档案人员保密意识，制定应急处理预案，定期演练，提高应急能力等。三是完善考核制度。每年对专、兼职档案工作进行全面考核，并作为个人年度评优的重要依据，对档案信息化建设中做出突出成绩的，给予奖励和重用并纳入档案人才库。

　　(二)档案库房标准化

　　档案库房建设应按照国家档案局颁布的《档案馆建设标准》《档案馆建设设计规范》，做到功能齐全、设施完善，满足档案收集、整理、保管、利用等工作需要。达到功能性、安全性和信息化三个标准。

　　(三)档案设施智能化

　　一是库房设施智能化。在档案库房里配套八套智能支撑系统，采用物联网技术，通过智能感知、识别技术尽量减少对人工的依赖，实现库房设施标准化智能控制。二是档案管理智能化。开发符合人民银行工作实际的集成档案管理系统，集成管理各门类数字档案资源，具备收集、登记、用户管理、权限管理等基本功能，实现档案管理的网络化、信息化、智能化。三是机房管理智能化。档案室机房要做好核心机交换部署和小型机部署工作，同时确保服务器的安全，保护数字档案资源。

　　(四)档案资源数字化

　　一方面，积极推进纸质档案数字化。按照“存量数字化、增量电子化”的原则，以国家或人民银行总行制定的标准、规范为基础，对各门类存量档案逐步进行数字化处理，新增档案全部实现电子化(见图3);考虑到该项工作专业化要求高且数量庞大，可聘请有资质的第三方机构协助完成。另一方面，稳妥推进涉密档案数字化。对于涉密档案资源，应在充分评估系统安全性的基础上，在通过国家分级保护测评的办公网系统部署档案应用系统，稳妥推进。对于基建档案和会计档案，尽管不涉密，但因其内容敏感，也应视同涉密档案资源进行处理。

　　(五)档案利用平台化

　　建议对现行的电子档案系统进行升级，完善系统有关功能需求，通过建立档案信息资源的分类分级制度并实施强制访问控制进一步放开内部电子档案系统使用权限和功能模块，最终达到省内人民银行系统各个类型档案共享(见图4)。同时，预留接口对接地方档案局的综合档案馆。

　　(六)档案队伍专业化

　　一是充实专职档案员队伍。有针对性地招录档案专业高校学生，同时从现有的信息技术专业员工中培养一批热心档案事业的同志，逐步实现专职档案队伍的年轻化、专业化。二是抓好兼职档案员队伍。除了办公室的专职档案员，每个部门应明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理。三是加强档案业务培训。深化档案人员和科技人员的知识相互渗透学习，做好“传帮带”;可编制教材或邀请地方档案局或上级行档案专家定期进行专业知识培训和岗位培训，实行持证上岗。

　　作者：黄锋 刘瀛洲 唐声远